Ziekmelding van een uitzendkracht: wat u wél en niet mag vastleggen
U mag de ziekmelding registreren, maar niet de ziekte. Waar die grens ligt, wat de bedrijfsarts doet en welke Poortwachter-termijnen u niet mag missen.
Een ziekmelding is voor een uitzendbureau een van de gevoeligste administratieve handelingen die er zijn. U moet genoeg vastleggen om loon door te betalen, de opdrachtgever te informeren en aan uw re-integratieverplichtingen te voldoen — en tegelijk mag u een groot deel van wat u te horen krijgt níet opslaan. Die spanning zit in vrijwel elk systeem verkeerd ingebouwd.
De hoofdregel: de melding wel, de ziekte niet
De Autoriteit Persoonsgegevens is hier expliciet: een werkgever mag registreren dát iemand ziek is en hoe lang, maar niet wat iemand mankeert. Gegevens over de aard van de klachten, de diagnose, de behandeling of het verloop zijn gezondheidsgegevens. Die vallen onder de bijzondere categorieën van artikel 9 AVG en horen thuis bij de bedrijfsarts of arbodienst, niet in uw personeelsdossier.
| Wel vastleggen | Niet vastleggen |
|---|---|
| Datum van de ziekmelding en verwachte duur | De aard van de klachten of de diagnose |
| Of de medewerker (deels) kan werken | Welke behandeling iemand ondergaat |
| Op welk adres iemand bereikbaar is | Informatie over het ziekteverloop |
| Of er sprake is van een verkeersongeval met aansprakelijke derde | Wat de medewerker spontaan over zijn klachten vertelt |
| Afspraken en beperkingen zoals de bedrijfsarts die doorgeeft | Uw eigen inschatting van de medische situatie |
Een “reden”- of “toelichting”-veld bij een ziekmelding is in de praktijk de plek waar medische informatie tóch belandt. Een leeg veld met een uitnodigend label is dus geen neutraal ontwerp: het nodigt uit tot een verwerking die u niet mag doen. Zet zulke velden bij ziekte uit in plaats van erop te vertrouwen dat niemand ze invult.
Wat u de opdrachtgever mag vertellen
Aan de inlener geeft u door dat de medewerker niet komt en, voor zover bekend, hoe lang. Meer niet. De inlener is niet de werkgever en heeft geen grondslag om te weten waarom iemand uitvalt. Dit is een punt waarop uitzendbureaus regelmatig onder druk komen te staan — de opdrachtgever wil plannen — maar de grens ligt hier.
Loondoorbetaling en het uitzendbeding
Een ziekmelding beëindigt onder de cao 2026–2028 de uitzendovereenkomst niet automatisch via het uitzendbeding. Artikel 18 maakt een uitzondering bij arbeidsongeschiktheid; een afgesproken einddatum kan tijdens ziekte wel worden bereikt. Controleer daarom het contract, de einddatum en de toepasselijke cao voordat u uitgaat van ziek uit dienst. Loondoorbetaling, een eventuele Ziektewet-uitkering en aanvullingen vragen ieder hun eigen beoordeling; de percentages en voorwaarden staan in de cao.
De termijnen van de Wet verbetering poortwachter
Zodra iemand langer ziek is, treedt een vast stappenplan in werking. De data lopen door in kalenderweken vanaf de eerste ziektedag en zijn hard: te laat is te laat, en een gemiste stap kan leiden tot een loonsanctie waarbij u langer moet doorbetalen.
- 1Binnen ongeveer een week: ziekmelding intern vastleggen en de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen.
- 2Rond week zes: de bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op.
- 3Uiterlijk rond week acht: samen met de medewerker een plan van aanpak vastleggen.
- 4Uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek: de 42e-weeksmelding bij UWV, als die meldplicht op uw werknemer van toepassing is.
- 5Daarna periodieke evaluaties, een eerstejaarsevaluatie en tegen het einde van het tweede jaar het re-integratieverslag.
De 42e week valt ver buiten het moment waarop de ziekmelding nog actueel voelt. Wie geen automatische signalering heeft, ontdekt de gemiste termijn pas als UWV erover begint. Een systeem dat de dag zelf een melding geeft is hier meer waard dan welk protocol op papier ook.
42e-weeksmelding: controlelijst voor de werkgever
Voor een langdurig zieke werknemer voor wie de 42e-weeksmelding geldt, meldt u het voortdurende ziekteverzuim uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek bij UWV. Dit zijn weken, geen 42 dagen. Bij ziek uit dienst of een Ziektewet-vangnetsituatie kunnen andere meldmomenten gelden; wacht dan niet automatisch tot week 42.
- 1Controleer de eerste ziektedag en eventuele samen te tellen ziekteperiodes.
- 2Leg vast wie de melding doet en plan een herinnering vóór de uiterste datum.
- 3Gebruik de UWV Verzuimmelder of de andere door UWV aangeboden meldroute; registreer de ontvangstbevestiging.
- 4Deel met de opdrachtgever alleen wat nodig is voor de inzet en planning, geen diagnose of behandeling.
Gebruik een dossier zonder medische vrije tekst
- AVG-regels voor loon- en verlofadministratie
Controleer noodzakelijke gegevens, toegang en bewaring per documentsoort.
- Bespreek het registreren van verzuim in GNR
Bekijk datums, status en toegangsrechten; een softwaredossier vervangt uw melding bij UWV niet.
In GNR legt u bij een ziekmelding alleen de datums en de status vast: het vrije tekstveld voor een reden is bij ziekte bewust uitgeschakeld, met een verwijzing naar de regel van de Autoriteit Persoonsgegevens. Gebruik het dossier als administratieve basis; controleer zelf welke UWV-meldtermijn geldt en of de melding daadwerkelijk is gedaan.
Bekijk hoe het werktDit artikel is een toelichting in gewone taal en geen juridisch advies. De CAO-tekst, de wet en de tabellen van de Belastingdienst zijn altijd leidend. Twijfelt u over een concreet geval? Leg het voor aan uw brancheorganisatie, uw accountant of een arbeidsrechtjurist.
Veelgestelde vragen
Mag ik als uitzendbureau vragen wat de uitzendkracht mankeert?
Vragen mag u niet, en wat u spontaan te horen krijgt mag u niet vastleggen. U mag wel vragen hoe lang iemand denkt uit te vallen, of er werk is dat wel kan worden gedaan en waar iemand bereikbaar is. De medische beoordeling is aan de bedrijfsarts.
Wat mag ik de opdrachtgever vertellen over een zieke uitzendkracht?
Dat de medewerker niet beschikbaar is en, voor zover bekend, voor hoe lang. De reden van uitval deelt u niet: de inlener is geen werkgever en heeft daarvoor geen grondslag.
Wat gebeurt er als ik de 42e-weeksmelding bij UWV mis?
U riskeert een boete en, breder, een loonsanctie aan het einde van het traject wanneer blijkt dat u uw Poortwachter-verplichtingen niet bent nagekomen. Zo’n sanctie kan betekenen dat u een extra periode loon moet doorbetalen.
Bronnen
Verder lezen
Deze regels in software, niet in spreadsheets
GNR Software is gebouwd voor Nederlandse uitzendbureaus: fasen, inlenersbeloning, reserveringen, G-rekening en verloning in één systeem.