AVG in de loonadministratie en verlofregistratie: wat mag een uitzendbureau bewaren?

Een uitzendbureau is de werkgever van zijn uitzendkrachten en moet zich aan dezelfde privacyregels houden als elke andere werkgever. Tegelijk verwerkt u meer gevoelige gegevens dan de meeste werkgevers: BSN, identiteitsbewijzen, bankrekeningnummers, loonbelastingverklaringen en ziekmeldingen — vaak voor honderden flexkrachten tegelijk, met gegevensstromen naar opdrachtgevers.

Wat mag er in het personeelsdossier?

• Wel: gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren — contactgegevens, salaris, een kopie van het identiteitsbewijs, het BSN en verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken.
• Meestal niet: gegevens over gezondheid, strafrechtelijke gegevens en gegevens over afkomst.
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) bewaart u niet, ook geen kopie: noteer alleen dat u hem hebt gezien.
• Toegang alleen voor wie de gegevens voor zijn werk nodig heeft, zoals de leidinggevende of personeelszaken.

Bewaartermijnen voor de loonadministratie

Ziekte: wat mag u vragen en vastleggen?

Wat een werknemer heeft en waardoor dat komt, mag u niet vragen en niet vastleggen: gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Ook als de werknemer het zelf vertelt, of er toestemming voor geeft, legt u het niet vast — die toestemming kan in een afhankelijke verhouding niet vrij zijn. De bedrijfsarts of arbodienst mag u wel informeren over de verwachte duur en de belastbaarheid.

Bij een ziekmelding mag u volgens de Autoriteit Persoonsgegevens vastleggen:

• Het telefoonnummer en het (verpleeg)adres waarop de werknemer bereikbaar is.
• Hoe lang de werknemer verwacht dat de ziekte duurt.
• De lopende werkzaamheden en afspraken.
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
• Of er sprake is van een verkeersongeval met regresrecht.
• Of de werknemer onder een van de vangnetregelingen van de Ziektewet valt.

Verlofregistratie en de AVG

Voor verlof geldt hetzelfde principe van “niet meer dan nodig”: leg vast wat u nodig hebt om verlof toe te kennen, uit te betalen en het saldo bij te houden — de soort verlof, de periode en het aantal uren. Medische achtergronden horen daar niet bij. Is er een onderbouwing nodig, noteer dan dát die er is, niet wat erin staat. Verlofuren die in de loonberekening terechtkomen, volgen de bewaartermijn van de salarisadministratie.

BSN: gebruiken en doorgeven

• Het BSN hoort in het personeelsdossier; u hebt het nodig voor onder meer de loonaangifte.
• Een uitzendbureau mag het BSN van een uitzendkracht doorgeven aan de opdrachtgever die hem inhuurt, zodat die een beroep kan doen op matiging van de inleners- of ketenaansprakelijkheid (Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN).
• Gebruik het BSN verder alleen waar de wet dat voorschrijft — niet als personeelsnummer of inlogcode.

Wie mag erbij?

Alleen wie de gegevens nodig heeft voor zijn werk. In een uitzendbureau betekent dat concreet: een planner hoeft geen loon of BSN te zien, een recruiter geen loonbelastingverklaring, en een opdrachtgever alleen wat nodig is voor de opdracht. Rechten per rol zijn daarmee geen luxe, maar de uitvoering van dataminimalisatie.