Loonaangifte en jaaropgaaf voor uitzendbureaus
Wekelijks verlonen en per vier weken of per maand aangeven: waar die twee ritmes botsen, wat er op de jaaropgaaf hoort en hoe een correctie werkt.
De aangifte loonheffingen is de maandelijkse of vierwekelijkse opgave waarmee u aan de Belastingdienst doorgeeft wat u aan loon heeft betaald en welke loonheffingen daarover verschuldigd zijn. Voor een uitzendbureau is die aangifte bewerkelijker dan voor een gewone werkgever, en dat komt vooral door één ding: u verloont meestal per week, maar u geeft niet per week aan.
Twee ritmes die niet gelijk lopen
Wekelijkse verloning betekent 52 loonstroken per medewerker per jaar. Het aangiftetijdvak is echter een maand of vier weken. Een aangiftetijdvak bevat dus meerdere verloningsweken, en die weken moeten volledig en zonder dubbeltelling in het tijdvak landen. Wie zijn weken handmatig optelt, ontdekt fouten pas bij de jaarafsluiting, wanneer de jaaropgaaf niet aansluit op de som van de aangiften.
Een vierwekentijdvak sluit netjes aan op wekelijkse verloning (13 tijdvakken van precies vier weken), een maandtijdvak niet. Bureaus die per week verlonen kiezen daarom vaak voor het vierwekenritme. Wisselen van tijdvakindeling midden in een jaar is administratief kostbaar — beslis dit vóór 1 januari.
Wat er per werknemer in de aangifte zit
- Identificerende gegevens, waaronder het BSN — een onjuist of ontbrekend BSN maakt de hele inkomstenverhouding onbruikbaar.
- Het loon voor de loonheffing en het loon voor de premies werknemersverzekeringen.
- De ingehouden loonheffing, inclusief het deel dat tegen het bijzonder tarief is berekend.
- De werkgeversheffing Zvw of de ingehouden bijdrage Zvw, afhankelijk van de situatie.
- Premies werknemersverzekeringen en de sectorindeling.
- Het aantal verloonde uren — voor uitzendbureaus een gegeven dat structureel aandacht vraagt.
De jaaropgaaf is een afgeleide, geen apart document
De jaaropgaaf die de medewerker in januari krijgt, is niets anders dan de optelsom van wat u het hele jaar in de aangiften heeft verantwoord. Sluit de jaaropgaaf niet aan op de aangiften, dan is er in de loop van het jaar iets misgegaan dat u eerst moet vinden — niet iets dat u op de jaaropgaaf kunt “rechttrekken”. De medewerker gebruikt dit document voor de aangifte inkomstenbelasting; een fout hierin komt bij hem terecht.
- Het loon voor de loonbelasting en volksverzekeringen over het hele jaar.
- De ingehouden loonheffing over het hele jaar.
- De werkgeversheffing of ingehouden bijdrage Zvw.
- De arbeidskorting die is verrekend.
- De gegevens van de werkgever en van de werknemer, inclusief BSN.
Corrigeren van een tijdvak dat al is ingediend
Bij uitzendwerk zijn correcties geen uitzondering maar routine: uren worden nagekomen, een opdrachtgever keurt achteraf goed, een reservering wordt alsnog uitbetaald. U corrigeert een eerder tijdvak niet door de volgende aangifte “bij te plussen”, maar met een correctiebericht op het oorspronkelijke tijdvak. Dat houdt de inkomstenverhouding per medewerker kloppend — en dat is precies wat UWV en Belastingdienst uitlezen.
Verandert het loon van een afgesloten week, dan verandert vaak ook de reservering, mogelijk de pensioengrondslag en soms de factuur aan de opdrachtgever. Een correctie die alleen in de loonaangifte wordt doorgevoerd, laat de rest van uw administratie scheef achter.
Hoe de aangifte technisch wordt ingediend
De aangifte loonheffingen gaat digitaal naar de Belastingdienst. Voor geautomatiseerde aanlevering wordt de SBR-standaard gebruikt, waarbij het bericht via Digipoort wordt verstuurd en ondertekend met een PKIoverheid-certificaat op naam van de indienende partij. Dat certificaat is persoons- of organisatiegebonden en wordt niet zomaar door een softwareleverancier voor u geregeld: het is een aanvraag die u of uw salarisadministrateur zelf doorloopt.
GNR berekent de loonheffing, het bijzonder tarief, de Zvw-bijdrage en de verloonde uren per periode, en stelt daaruit de aangiftegegevens en de jaaropgaaf samen. Wat GNR op dit moment níet doet, is de aangifte zelf indienen bij de Belastingdienst: er is nog geen SBR/Digipoort-koppeling met een PKIoverheid-certificaat actief. U of uw salarisadministrateur dient in. Wij zetten dat expliciet op een aparte pagina, zodat u het niet hoeft af te leiden.
Wat doet GNR in de loonverwerking?Dit artikel is een toelichting in gewone taal en geen juridisch advies. De CAO-tekst, de wet en de tabellen van de Belastingdienst zijn altijd leidend. Twijfelt u over een concreet geval? Leg het voor aan uw brancheorganisatie, uw accountant of een arbeidsrechtjurist.
Veelgestelde vragen
Moet ik per week aangifte doen als ik per week verloon?
Nee. Het aangiftetijdvak is een maand of vier weken, ook wanneer u wekelijks verloont. De verloningsweken worden opgeteld binnen het gekozen tijdvak.
Hoe corrigeer ik een fout in een al ingediende loonaangifte?
Met een correctiebericht op het oorspronkelijke tijdvak, niet door het verschil in een volgend tijdvak mee te nemen. Zo blijft de inkomstenverhouding per medewerker kloppen in de polisadministratie.
Waarom sluit mijn jaaropgaaf niet aan op mijn aangiften?
Omdat de jaaropgaaf de optelsom van de aangiften is. Een verschil betekent dat er in een tijdvak iets is misgegaan — een niet-verwerkte correctie, een dubbel geboekte week of een handmatige aanpassing buiten de verloning om. Zoek het verschil per tijdvak op, niet op jaartotaal.
Bronnen
Verder lezen
Deze regels in software, niet in spreadsheets
GNR Software is gebouwd voor Nederlandse uitzendbureaus: fasen, inlenersbeloning, reserveringen, G-rekening en verloning in één systeem.