Reserveringen: vakantiegeld, feestdagen en kort verzuim
Reserveringen zijn geen kosten voor later — het zijn verplichtingen van nu. Wie dat niet zo boekt, ziet zijn cashflow te rooskleurig.
Bij een uitzendkracht wordt een deel van de beloning niet direct uitbetaald maar gereserveerd. Die reserveringen bouwen per gewerkt uur op en worden op een later moment uitgekeerd — bij vakantie, bij een feestdag, aan het eind van het jaar of bij uitdiensttreding. Ze horen zichtbaar op de loonstrook en ze staan als verplichting op uw balans.
De vijf reserveringen die u tegenkomt
| Reservering | Waarvoor | Wanneer uitbetaald |
|---|---|---|
| Vakantiegeld | De wettelijke vakantiebijslag over het feitelijk loon. | Meestal in mei, of bij uitdiensttreding. |
| Vakantiedagen | Opbouw van verlofuren die betaald worden opgenomen. | Bij opname van verlof, of afgerekend bij uitdiensttreding. |
| Feestdagen | Doorbetaling van erkende feestdagen waarop niet wordt gewerkt. | In de periode waarin de feestdag valt. |
| Kort verzuim / bijzonder verlof | Kortdurende afwezigheid met behoud van loon (denk aan doktersbezoek of bijzondere omstandigheden). | Bij daadwerkelijk verzuim. |
| Eindejaarsuitkering | Alleen van toepassing als de regeling of de inlenersbeloning dit kent. | Aan het eind van het kalenderjaar. |
Het percentage vakantiebijslag in de uitzendbranche wordt berekend over het feitelijk loon en wijkt af van de 8% die veel mensen uit hun hoofd kennen. Ook de overige reserveringspercentages volgen uit de CAO en kunnen wijzigen. Leg ze daarom vast als instelling per CAO en controleer ze jaarlijks tegen de actuele CAO-tekst.
Reserveringen en uw liquiditeit
Het gevaarlijke aan reserveringen is dat ze uw bankrekening tijdelijk vullen. U factureert de inlener inclusief de opgebouwde reservering, maar betaalt hem pas maanden later uit. Wie alleen naar het banksaldo kijkt, ziet ruimte die er niet is.
Het uitbetaalmoment is bovendien geconcentreerd. Vakantiegeld gaat er in de regel in één maand uit, voor alle medewerkers tegelijk. Voor een groeiend bureau is dat de maand waarin de groei zich wreekt: u hebt de reservering opgebouwd over een kleiner personeelsbestand, maar u betaalt uit over de omvang van vandaag.
- Boek reserveringen als verplichting, niet als toekomstige kosten.
- Neem de uitbetaalmaanden expliciet op in uw liquiditeitsprognose.
- Houd het saldo per medewerker bij, niet alleen op totaalniveau — bij uitdiensttreding moet u per persoon afrekenen.
- Corrigeer uitdiensttredingen: reserveringen van vertrokken medewerkers horen niet meer in uw lopende opbouw.
Fiscaal: uitbetaling valt onder het bijzonder tarief
Reserveringen worden bij uitbetaling behandeld als bijzondere beloning. Daarvoor gelden aparte tabellen van de Belastingdienst, waarbij het tarief afhangt van het jaarloon van het voorgaande kalenderjaar. Dat verklaart waarom een medewerker met €2.000 bruto vakantiegeld netto veel minder overhoudt dan hij op basis van zijn gebruikelijke loonstrook verwacht.
Dit is bovendien het onderwerp waar u de meeste vragen over krijgt in mei. Een korte, vooraf verstuurde uitleg scheelt een middag telefoon.
Reserveringen lopen mee met elke goedgekeurde urenregel, met een saldo per medewerker en per soort. Uitbetalingen worden apart vastgelegd en verrekend met het openstaande saldo, uitdiensttredingen worden uit de lopende opbouw gefilterd, en de uitbetaalmomenten komen terug in de cashflowprognose in plaats van als verrassing.
Bekijk hoe het werktDit artikel is een toelichting in gewone taal en geen juridisch advies. De CAO-tekst, de wet en de tabellen van de Belastingdienst zijn altijd leidend. Twijfelt u over een concreet geval? Leg het voor aan uw brancheorganisatie, uw accountant of een arbeidsrechtjurist.
Veelgestelde vragen
Welke reserveringen bouwt een uitzendkracht op?
In de regel vakantiegeld, vakantiedagen, feestdagen en kort verzuim. Daarnaast een eindejaarsuitkering als de regeling of de inlenersbeloning die kent.
Waarom houdt mijn medewerker zo weinig over van het vakantiegeld?
Omdat vakantiegeld een bijzondere beloning is. Daarop is het bijzonder tarief van toepassing, dat afhangt van het jaarloon van vorig jaar. Het is geen extra belasting, maar een andere inhoudingstabel.
Mag ik reserveringen als vrij besteedbaar geld beschouwen?
Nee. Het is opgebouwd loon van uw medewerkers dat u later moet uitbetalen. Neem het op als verplichting en plan de uitbetaalmaanden in uw liquiditeitsprognose.
Bronnen
Verder lezen
Deze regels in software, niet in spreadsheets
GNR Software is gebouwd voor Nederlandse uitzendbureaus: fasen, inlenersbeloning, reserveringen, G-rekening en verloning in één systeem.