NEN 4400-1 en SNA-inspectie: checklist voor uitzendbureaus
De NEN 4400-1 inspectie toetst of uw bureau loonheffingen en BTW correct afdraagt en identiteiten controleert. Zo doorstaat u de audit zonder tekortkomingen.
De NEN 4400-1 norm van de Stichting Normering Arbeid (SNA) is hét toonaangevende keurmerk voor Nederlandse uitzend- en detacheringsondernemingen. Gecertificeerd zijn in het SNA-register beschermt uw opdrachtgevers tegen inlenersaansprakelijkheid en is bij veel grote inleners een harde contractvoorwaarde.
Wat controleert de inspecteur tijdens de audit?
- Identificatie van de onderneming en juiste WAADI-registratie bij de Kamer van Koophandel.
- Personeelsdossiers: geldige identiteitsbewijzen, tewerkstellingsvergunningen (indien van toepassing) en getekende uitzendovereenkomsten.
- Loonadministratie: juiste toepassing van het minimumloon (WML), CAO-inlenersbeloning, toeslagen en reserveringen.
- Tijdige en volledige afdracht van loonheffingen en omzetbelasting (BTW).
- Gebruik van de G-rekening en aansluiting van de loonaangiften op de betaalde loonstroken.
- Uitbesteding van werk: controle op onderaannemers en doorleenconstructies.
De 5 meest voorkomende inspectiebevindingen
- 1Ontbrekende of verlopen identiteitsdocumenten in het actieve personeelsdossier.
- 2Verkeerde toepassing van de inlenersbeloning (bijvoorbeeld vergeten ADV-compensatie of onjuiste ploegentoeslag).
- 3Niet kunnen aantonen van schriftelijke akkoorden op urenregistraties door de inlener.
- 4Fouten in de opbouw of uitbetaling van vakantiegeld en vakantiedagen.
- 5Verschillen tussen de verloonde uren in de salarisadministratie en de gefactureerde uren.
GNR brengt alle verplichte auditpunten samen: van gecontroleerde urenaccordering en sluitende loonstrook-factuur keten tot bewaakte documentvervaldata en G-rekening uitsplitsing.
Bekijk audit-functionaliteitenDit artikel is een toelichting in gewone taal en geen juridisch advies. De CAO-tekst, de wet en de tabellen van de Belastingdienst zijn altijd leidend. Twijfelt u over een concreet geval? Leg het voor aan uw brancheorganisatie, uw accountant of een arbeidsrechtjurist.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak vindt een SNA-inspectie plaats?
Voor reguliere uitzendondernemingen vindt de NEN 4400-1 inspectie twee keer per jaar (halfjaarlijks) plaats door een geaccrediteerde inspectie-instelling.
Wat gebeurt er bij een niet-akkoord bevinding?
Bij een tekortkoming krijgt het bureau een hersteltermijn om aan te tonen dat de fout is gecorrigeerd en herhaling wordt voorkomen. Wordt dit niet tijdig opgelost, dan volgt schorsing uit het SNA-register.
Bronnen
Verder lezen
Deze regels in software, niet in spreadsheets
GNR Software is gebouwd voor Nederlandse uitzendbureaus: fasen, inlenersbeloning, reserveringen, G-rekening en verloning in één systeem.