NEN 4400-1 en SNA-inspectie: checklist voor uitzendbureaus
De NEN 4400-1 inspectie toetst of uw bureau loonheffingen en btw correct afdraagt en identiteiten controleert. Zo doorstaat u de audit — en zo verhoudt het keurmerk zich tot de Wtta.
De NEN 4400-1 norm van de Stichting Normering Arbeid (SNA) is het bekendste keurmerk voor Nederlandse uitzend- en detacheringsondernemingen. Gecertificeerd zijn in het SNA-register beschermt uw opdrachtgevers tegen inlenersaansprakelijkheid en is bij veel grote inleners een harde contractvoorwaarde.
NEN 4400-1 of NEN 4400-2?
NEN 4400-1 is bedoeld voor ondernemingen die in Nederland gevestigd zijn. NEN 4400-2 is bedoeld voor ondernemingen die in het buitenland gevestigd zijn en in Nederland werk laten uitvoeren of arbeidskrachten ter beschikking stellen. De meeste Nederlandse uitzendbureaus hebben dus met NEN 4400-1 te maken.
Wat controleert de inspecteur tijdens de audit?
- Identificatie van de onderneming en een juiste inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
- Personeelsdossiers: geldige identiteitsbewijzen, tewerkstellingsvergunningen (indien van toepassing) en getekende uitzendovereenkomsten.
- Loonadministratie: juiste toepassing van het minimumloon (WML), de cao-beloning (per 2026 gelijkwaardige beloning), toeslagen en vakantiegeld.
- Tijdige en volledige afdracht van loonheffingen en omzetbelasting (btw).
- Gebruik van de G-rekening en aansluiting van de loonaangiften op de betaalde loonstroken.
- Uitbesteding van werk: controle op onderaannemers en doorleenconstructies.
De 5 meest voorkomende inspectiebevindingen
- 1Ontbrekende of verlopen identiteitsdocumenten in het actieve personeelsdossier.
- 2Verkeerde toepassing van de beloning bij de opdrachtgever (bijvoorbeeld vergeten ADV-compensatie of een onjuiste ploegentoeslag).
- 3Niet kunnen aantonen van schriftelijke akkoorden op urenregistraties door de opdrachtgever.
- 4Fouten in de opbouw of uitbetaling van vakantiegeld en vakantiedagen.
- 5Verschillen tussen de verloonde uren in de salarisadministratie en de gefactureerde uren.
Het SNA-register (“NEN-register”)
Gecertificeerde ondernemingen staan in het openbare register van de Stichting Normering Arbeid op normeringarbeid.nl. Opdrachtgevers controleren daar of een uitzendbureau het keurmerk heeft, want sinds 1 juli 2012 kunnen inleners die personeel inlenen van een onderneming met het SNA-keurmerk onder voorwaarden worden gevrijwaard van aansprakelijkstelling voor niet-betaalde loonheffingen en omzetbelasting. Wie na een inspectie tekortkomingen niet op tijd herstelt, kan worden geschorst en verdwijnt dan uit het register — voor een opdrachtgever is dat direct een reden om te stoppen.
NEN-certificering en de G-rekening
Bij de inspectie wordt gekeken of de afdracht van loonheffingen en omzetbelasting aansluit op uw administratie. Een G-rekening is een geblokkeerde rekening waarop opdrachtgevers het deel van de factuur storten dat bestemd is voor loonheffingen en btw; het uitzendbureau kan dat geld alleen gebruiken om die belastingen te betalen. Een sluitende splitsing per factuur maakt de aansluiting bij de inspectie een stuk eenvoudiger.
SNA-keurmerk en de Wtta
Het SNA-keurmerk is vrijwillig en toetst vooral de financiële en administratieve betrouwbaarheid van een onderneming. De Wtta-toelating, verplicht vanaf 1 januari 2027 en gehandhaafd vanaf 1 januari 2028, toetst daarnaast of een onderneming goed en verantwoord met werknemers omgaat; uitleners storten een waarborgsom van € 100.000 en leveren een VOG aan. De overheid raadt uitleners die willen weten of zij al voldoen aan, een SNA-keurmerk en/of een Wtta-module te laten uitvoeren door een erkende inspectie-instelling.
GNR brengt de auditpunten uit uw eigen administratie samen: gecontroleerde urenaccordering, een sluitende keten van loonstrook naar factuur, bewaakte vervaldata van documenten, de G-rekeningsplitsing per factuur en een inspectiedossier per medewerker.
Bekijk Wtta-software en checklistDit artikel is een toelichting in gewone taal en geen juridisch advies. De CAO-tekst, de wet en de tabellen van de Belastingdienst zijn altijd leidend. Twijfelt u over een concreet geval? Leg het voor aan uw brancheorganisatie, uw accountant of een arbeidsrechtjurist.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak vindt een SNA-inspectie plaats?
Voor reguliere uitzendondernemingen vindt de NEN 4400-1 inspectie twee keer per jaar (halfjaarlijks) plaats door een geaccrediteerde inspectie-instelling.
Wat is het verschil tussen NEN 4400-1 en NEN 4400-2?
NEN 4400-1 geldt voor in Nederland gevestigde ondernemingen, NEN 4400-2 voor ondernemingen die in het buitenland gevestigd zijn en in Nederland werk uitvoeren of arbeidskrachten ter beschikking stellen.
Hoe controleer ik of een uitzendbureau NEN 4400-1 gecertificeerd is?
In het openbare register van de Stichting Normering Arbeid op normeringarbeid.nl.
Wat gebeurt er bij een niet-akkoord bevinding?
Bij een tekortkoming krijgt het bureau een hersteltermijn om aan te tonen dat de fout is gecorrigeerd en herhaling wordt voorkomen. Wordt dit niet tijdig opgelost, dan volgt schorsing uit het SNA-register.
Vervangt de Wtta het SNA-keurmerk?
Nee, het zijn twee verschillende dingen: het SNA-keurmerk is vrijwillig, de Wtta-toelating wordt verplicht. Wie het SNA-keurmerk heeft, heeft zijn administratie al grotendeels ingericht op het soort controle dat de Wtta vraagt.
Bronnen
Verder lezen
Deze regels in software, niet in spreadsheets
GNR Software is gebouwd voor Nederlandse uitzendbureaus: fasen, inlenersbeloning, reserveringen, G-rekening en verloning in één systeem.